KOMUNIKASI BISNIS DAN PROSESNYA

PROSES KOMUNIKASI BISNIS 

sebelum kita membahas proses komunikasi bisnis lebih lanjut, mari kita bahas tentang komunikasi bisnis terlebih dahulu.

Apasih yang dimaksud komunikasi bisnis?

Komunikasi adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu. 

Sedangkan Bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba.

Jadi, komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal. 

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Sedangkan ada beberapa pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli ialah sebagai berikut : 

1. Katz

Menurut Katz, komunikasi bisnis merupakan suatu pertukaran ide, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial. Artinya, komunikasi tersebut dilakukan untuk mencapai tujuan untuk terjadi perdagangan.

2. Djoko Purwanto

Dalam bukunya, Djoko Purwanto berpendapat bahwa komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang terdiri atas berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun non verbal untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan kepentingan bisnis pelaku komunikasi tersebut.

3. Rosenbalt

Menurut Rosenbalt, komunikasi bisnis merupakan sebuah proses pertukaran ide-ide atau opini, informasi, perintah dan sejenisnya, yang diutarakan baik secara personal ataupun tidak melalui tanda-tanda atau simbol tertentu demi mencapai tujuan-tujuan perusahaan tertentu.

4. William C. Himstreet

Menurut William C. Himstreet bersama koleganya, komunikasi merupakan sebuah proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (dipakai, dikenal, digunakan) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan (yang dapat dipahami oleh pihak yang terlibat dalam komunikasi tersebut).

5. Wyne Murlin Baty

Wyne Murlin Baty adalah orang yang membantu Himstrees merumuskan tentang komunikasi bisnis. Seperti rekannya, ia juga berpendapat bahwa komunikasi merupakan sebuah proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (dipakai, dikenal, digunakan) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan (yang dapat dipahami oleh pihak yang terlibat dalam komunikasi tersebut).

RUANG LINGKUP KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi bisnis juga mempunyai ruang lingkup yaitu komunikasi bisnis internal dan komunikasi bisnis yang sifatnya eksternal.

• Komunikasi bisnis internal merupakan komunikasi yang terjalin antar individu dalam satu institusi/ organisasi atau perusahaan sebagai contoh adalah antara apemilik dengan karyawan, antara seorang manager dengan karyawan dan antar karyawan.
• Komunikasi bisnis eksternal merupakan komunikasi bisnis yang terjadi antara anggota organisasi/ perusahaan dengan pihak luar.

Sebagai contoh adalah antara seorang direktur dengan pemasok, antara manager dengan reseller atau agen atau antara perusahaan dengan konsumen

Pemahaman diatas merujuk pada komunikasi bisnis merupakan kemampuan yang dapat dipelajari, kemampuan profesional yang membutuhkan skill.

Tentu ini sangat penting karena kita dalam komunikasi bisnis akan berhubungan dengan banyak orang dan memiliki tujuan untuk memenuhi kebutuhan termasuk kebutuhan bagi perusahaan untuk meyakinkan pasar atau konsumen.

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

Dari pengertian diatas kita dapat menerka tujuan dari komunikasi bisnis. Diolah dari berbagai sumber tujuan komunikasi bisnis ada 4 tujuan pokok dari komunikasi bisnis yaitu :

1. Memberi informasi.

Komunikasi bisnis paling simple adalah komunikasi yang sifatnya informatif seperti contoh adalah memberi informasi terkait harga, atau informasi terkait dimana bias mendapatkan barang

2. Melakukan persuasi.

Fungsi persuasi ini dapat kita maknai bahwa komunikasi bisnis memiliki tujuan untuk mempengaruhi, contohnya adalah untuk mengajak menggunakan produk, untuk membeli produk atau untuk melakukan sesuatu

3. Melakukan kolaborasi atau integrative

Fungsi ini menunjukkan bahwa komunikasi bisnis memiliki tujuan untuk menjalin kerjasama atau menjalankan kolaborasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan

4. Melakukan regulatori.

Fungsi regulator dapat dimaknai sebagai fungsi untuk mengatur, misalkan adalah komunikasi yang sifatnya petunjuk, guide line atau panduan untuk melakukan sesuatu

MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS 

Walau sederhana, ternyata Komunikasi Bisnis sangat bermanfaat lho! Perusahaan yang menerapkan komunikasi bisnis dengan baik mampu membuat proses komunikasi menjadi lebih efektif, menghindari silo komunikasi, meningkatkan produktivitas, mengurangi turnover, hingga membuat budaya bisnis menjadi lebih baik.

Manfaat pertama adalah membuat komunikasi menjadi lebih efektif atau menghilangkan segala bentuk komunikasi yang tidak perlu. Masing-masing karyawan bisa memberikan feedback, laporan, hingga melakukan meeting dengan cepat karena informasi disebarkan dengan baik. Sedangkan silo komunikasi, perusahaan mampu menghindari kondisi ini dengan komunikasi bisnis yang efektif. Silo komunikasi adalah kondisi di mana antar departemen tidak berkomunikasi dengan baik atau enggan berbagi ide yang diperlukan.

Karena Silo Komunikasi mampu dihindari, maka produktivitas karyawan bisa ditingkatkan. Karyawan bisa berkomunikasi baik internal dan eksternal secara on-point dan berdasarkan tujuan perusahaan. Selain itu, dengan komunikasi bisnis maka informasi yang dibagikan bisa lebih terkontrol dan tidak overload. Informasi yang overload bisa membuat karyawan bingung dan menurunkan tingkat produktivitas. Manfaat tersebut akan berimbas pada kinerja, sinergi, serta kerjasama antar departemen. Proses kerja akan menjadi lebih mudah dengan program-program yang saling mendukung. Ketika suasana kantor menjadi sangat kondusif dan nyaman, turnover karyawan menjadi rendah. Karyawan tertarik untuk tetap bekerja di perusahaan karena mendapatkan banyak informasi-informasi yang relevan dengan posisi dan pekerjaan mereka. Kondisi tersebut secara tidak langsung akan membuat budaya bisnis menjadi lebih kuat dan erat. Atmosfir kerja menjadi lebih sehat, positif, dengan kepuasan karyawan yang terus meningkat.

Contoh studi kasus bisnis komunikasi bisnis dalam sebuah perusahaan : 

Contoh Kasus:

Kru British Airways Mogok 3 Hari, 1.100 Penerbangan Akan Dibatalkan

London – Maskapai penerbangan Inggris, British Airways (BA) dilanda aksi mogok kerja para krunya. Ribuan kru kabin BA hari ini memulai aksi mogok yang akan berlangsung tiga hari.

Mogok tersebut dilakukan untuk memprotes rencana pengurangan ongkos operasional BA yang akan berdampak pada gaji pekerja.

Sebelumnya BA berencana menghemat belanja sebanyak 62,5 juta poundsterling untuk mengatasi dampak negatif yang muncul karena menurunnya penumpang, fluktuasi harga bahan bakar dan persaingan dengan maskapai lainnya.

Lebih dari 1.000 penerbangan BA akan mengalami pembatalan selama tiga hari pemogokan tersebut. Mogok kerja ini dilakukan setelah negosiasi antara pimpinan serikat dagang terbesar Inggris, Unite, Tony Woodley dengan kepala eksekutif BA Willie Walsh menemui jalan buntu.

“Dengan kekecewaan besar saya harus katakan bahwa semua negosiasi telah gagal,” kata Woodley kepada wartawan seperti dilansir kantor berita AFP, Sabtu (20/3/2021).

“Perusahaan ini (BA) tidak ingin bernegosiasi, perusahaan ini hanya ingin berperang dengan anggota-anggota saya,” imbuh Woodley.

Total 1.100 penerbangan BA dari sekitar 1.950 penerbangan yang dijadwalkan selama aksi mogok ini akan dibatalkan.

BA bertekad untuk tetap menerbangkan setidaknya 60 persen penumpang dengan mengandalkan para staf yang tidak ikut mogok. BA juga akan menggunakan 22 pesawat dengan pilot dan kru dari delapan maskapai Eropa lainnya. 

Penjelasan Kasus:

Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan dalam masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan sistem yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi kemungkinan akan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya mogok kerja, bahkan demo.

Dari kasus tersebut, dapat dilakukan beberapa hal untuk mengurangi masalah komunikasi dalam berbisnis, diantaranya:

• Membentuk suatu sistem informasi yang terstruktur agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumuman atau pengumuman melalui loudspeaker.
• Membuat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancar dan harmonis. Misalnya, dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi melalui rapat rutin akan mengurangi masalah di lapangan.
• Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi.

Didalam hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan konflik antar individu akan sering terjadi. Konflik yang sering terjadi biasanya adalah karena masalah komunikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasi konflik dalam perusahaan harus benar-benar dipahami manejemen inti dari perusahaan, untuk meminimalisir dampak yang timbul.

Jika masalah komunikasi dapat di antisipasi dengan cara seperti diatas maka akan berkurangnya kekeliruan dalam berkomunikasi dan dapat menjalankan suatu kegiatan dengan baik.

Nah, itulah sedikit pembahasan mengenai komunikasi bisnis sekarang kita lanjutkan dengan membahas proses komunikasi bisnis

Komunikasi terjadi dalam berbagai konteks salah satunya adalah bisnis. Komunikasi dalam konteks bisnis atau komunikasi bisnis adalah proses saling berbagi informasi antara orang-orang di dalam dan di luar organisasi yang ditujukan untuk mendatangkan keuntungan komersial bagi organisasi. Proses inilah yang dinamakan dengan proses komunikasi bisnis. 

Para ahli mendefinisikan proses komunikasi bisnis sebagai sebuah rantai yang terbuat dari kait-kait yang dapat diidentifikasi. Rantai ini meliputi pengirim pesan, pesan, encoding, penerima pesan, decoding, dan umpan balik

Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa proses komunikasi bisnis terdiri dari elemen-elemen komunikasi seperti pesan, pengirim pesan, encoding, media atau saluran komunikasi, penerima pesan, decoding dan umpan balik.

• Pesan mengacu pada informasi, baik tertulis maupun lisan, yang dikirimkan dari pengirim pesan kepada penerima pesan.
• Pengirim pesan mengacu pada orang atau sekelompok orang yang mengirimkan, menyebarluaskan, atau mengkomunikasikan pesan.
• Encoding mengacu pada metode yang digunakan untuk mengekspresikan pesan dalam berbagai bentuk seperti kata-kata, simbol, gambar, bahasa sehari-hari, dan lain-lain.
• Saluran atau media komunikasi mengacu pada metode atau saluran yang digunakan untuk mengirimkan pesan.
• Penerima pesan mengacu pada seseorang atau sekelompok orang yang menerima pesan.
• Decoding mengacu pada proses mental di mana penerima pesan menggambarkan makna dari kata-kata, simbol, atau gambar pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan.
• Umpan balik mengacu pada tanggapan penerima pesan terhadap pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan..

Jadi proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya.  

Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan. 

Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antarmanusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.

Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

1.      Penginterprestasian

Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.

2.      Penyandian

Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusia berfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.

3.      Pengiriman

Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.

4.      Perjalanan

Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan diterima oleh komunikan.

5.      Penerimaan

Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.

6.      Penyandian Balik

Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).

7.      Penginterpretasian

Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.

Proses komunikasi dapat dilihat dari beberapa perspektif :

1.      Perspektif Psikologis

Perspektif ini merupakan tahapan komunikator pada proses encoding, kemudian hasil encodingditransmisikan kepada komunikan sehingga terjadi komunikasi interpersonal.

2.      Perspektif Mekanis

Perspektif ini merupakan tahapan disaat komunikator mentransfer pesan dengan bahasaverbal/non verbal.

Proses komunikasi dan tahapan komunikasi

Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil tahapan-tahapan dalam proses komunikasi dapat dibagi menjadi lima tahap, yaitu:

1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan, Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Sebelum melakukan komunikasi syarat utama adalah adanya ide/gagasan. Seorang komunikator yang baik, harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak relevan, dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang memang penting dan relevan. Proses tersebut dikenal sebagai abstraksi. 
2. Ide diubah menjadi suatu pesan, Dalam suatu proses komunikasi tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu: subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audience, gaya personal, dan latar belakang budaya. Ide yang berbentuk abstrak harus diubah kedalam bentuk pesan.
3. Pemindahan pesan, Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima. Pesan tak mungkin dapat dipahami oleh pihak lain tanpa adanya pemindahan pesan. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang digunakan, akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan.
4. Penerima menerima pesan, komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima suatu pesan pesan tersebut. Pesan tak mungkin dapat dipahami oleh pihak lain tanpa adanya pemindahan pesan
5. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan-balik kepada pengirim, umpan-balik (feed back) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Ia merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Feed back dapat berfungsi sebagai koreksi bagi pengirim.

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain. 

Menurut Denis McQuail, secara umum kegiatan/proses komunikasi dalam masyarakat berlangsung dalam 6 tingkatan sebagai berikut :

1. Komunikasiintra-pribadi (intrapersonal communication), yakni proses komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang, berupa pengolahan informasi melalui pancaindra dan sistem syaraf. Contoh : berpikir, merenung, menggambar, menulis sesuatu, dan lain-lain.
2. Komunikasi antar-pribadi, yakni kegiatan komunikasi yang dilakukan secara langsung antara seseorang dengan orang lainnya. Misalnya percakapan tatap muka, korespondensi, percakapan melalui telepon, dan lain-lain.
3. Komunikasi dalam kelompok, yakni kegiatan komunikasi yang berlangsung di antara suatu kelompok. Pada tingkatan ini, setiap individu yang terlibat masing-masing berkomunikasi sesuai dengan peran dan kedudukannya dalam kelompok. Pesan atau informasi yang disampaikan juga menyangkut kepentingan seluruh anggota kelompok, bukan bersifat pribadi. Misalnya, diskusi antara dosen dan mahasiswa di kelas tentang topik bahasan perkuliahan.
4. Komunikasi antar-kelompok/asosiasi, yakni kegiatan komunikasi yang berlangsung antara suatu kelompok dengan kelompok lainnya. Jumlah pelaku yang terlibat boleh jadi hanya dua atau beberapa orang, tetapi masing-masing membawa peran dan kedudukannya sebagai wakil dari kelompok/asosiasinya masing-masing.
5. Komunikasi Organisasi,komunikasi organisasi mencakup kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi dan komunikasi antar organisasi.Bedanya dengan komunikasi kelompok adalah bahwa sifat organisasi lebih formal dan lebih mengutamakan prinsip-prinsip efisiensi dalam melakukan kegiatan komunikasinya.
6. Komunikasi  dengan masyarakat secara luas,pada tingkatan ini kegiatan komunikasi ditujukan kepada masyarakat luas. Bentuk kegiatan komunikasinya dapat dilakukan melalui dua cara : a) Komunikasi massa, yaitu komunikasi melalui media massa. Seperti radio, surat kabar,  TV, dan sebagainya. b) Komunikasi langsung atau tanpa melalui media massa. Misalnya ceramah, atau pidato di lapangan terbuka.

Tujuan proses komunikasi bisnis : 

Dapat memberikan informasi penting secara detail, jelas, dan benar agar lebih mudah dipahami

Mengubah opini masyarakat, alam mengubah pandangan atau opini seseorang memang menjadi hal yang agak sulit dalam berkomunikasi. Karena tidak setiap orang bisa menerima opini atau pendapat yang berbeda dari yang mereka miliki. Namun inilah yang dinamakan tujuan dalam berkomunikasi, yaitu bisa menyamakan pendapat atau mengubah opini yang sudah terlanjur muncul di masyarakat. Tugas seorang komunikator dalam mengubah opini atau pandangan yang salah dalam masyarakat harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak menimbulkan kecurigaan atau rasa tersinggung dari komunikan.

Agar setiap gagasan diterima dengan baik, Pesan, informasi, ide atau gagasan yang dilontarkan oleh setiap komunikator tentunya harus diterima dengan baik juga oleh si penerima pesan. Jika perlu seorang komunikator harus memberikan pendekatan persuasive kepada orang-orang atau masyarakat yang menerima pesan tersebut. Agar pesan itu tidak terkesan memaksakan kehendak maka cara penyampaian pun harus dilakukan dengan baik dan tepat dan dilakukan dengan cara-cara yang baik.

Menemukan, Lewat proses komunikasi kita akan belajar memahami bagaimana diri kita dan orang yang kita ajak bicara.

Manfaat mempelajari tahapan proses komunikasi bisnis diantaranya :

1. Kita mengetahui dan memahami pengertian komunikasi.
2. Kita mengetahui dan memahami pengertian komunikasi bisnis.
3. Kita mengetahui dan memahami pengertian proses komunikasi.
4. Kita mengetahui dan memahami beberapa tahapan dalam proses komunikasi bisnis.

KESIMPULAN DARI PROSES KOMUNIKASI BISNIS 

komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal. 

Sedangkan Proses Komunikasi Bisnis adalah tahapan yang berkesinambungan dalam pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau kelompok melalui simbol - simbol atau sinyal bisnis.

Langkah-langkah dalam proses komunikasi diantaranya; Ideation, Encoding, Penyampaian pesan yang telah disandi (encode), Perhatian dialihkan kepada penerima pesan, feedback. Adapun tahap komunikasi diantaranya; perencanaan, penyusunan, dan revisi pesan.

Dindasari Tamia Wiranti, Mahasiswi program manajemen STIE - MBI Depok, Nim : 19010188